90년대 후반은 창조화의 시대로 기업구성원 스스로가 기업문화와 가치창조활동에 참여하는 시대이다. 이에 따라 기업은 사무실의 Visual화를 통해 「눈으로 보고 관리할 수 있는 구조」를 만들어 직장 전체의 업무상황이나 개인의 활동들을 눈으로 쉽게 파악케 해야 한다.

정보의 공유화,업무의 표준화와 규격화,간소화를 이룩해 시각화를 도모함으로써 신속하고 정확한 업무처리와 문제해결을 하기위한 업무 및 관리 방식이다.

사무실의 Visual화를 위한 단계는 서류정리파일링시스템 확립,광파일시스템 도입,광파일 전송시스템의 구축을 통해 실현될 수 있다.

사무실안에 있는 서류는 공장에 있는 재고나 마찬가지로 서류가 많은 사무실은 낭비요소가 많다. 따라서 불필요한 서류를 철저하게 폐기해야 한다. 서류를 정리했다면 필요한때에 누구든지 찾을 수 있는 파일링시스템을 확립하는 것이다.

파일링시스템이란 문서류를 유효하게 활용정리하여 분류 정리,보관·보존부터 폐기까지를 체계적으로 시스템화한 문서류 보관체계를 말한다.

파일링시스템 도입의목적으로는 문서류의 공유화로 효율적 이용과 서류찾는 시간절약,사무실공간의 절약,사무실환경의 정비,사무자동화에 대비한 기초단계의 마련이다.

다음으로는 전자소자기술발전에 따른 비문서계 파일링시스템인 광파일 시스템의 설치다. 광디스크에 서류를 보존하고 필요에 의해 꺼내서 이용하는 시스템으로 대량의 문서를 정리보존할 수 있을뿐 이나라 고속처리가 가능하다. 즉 정보의 정리·분류에서 보존·검색까지의 작업을 광디스크에서 처리할 수 있는 파일링시스템이다.

이 시스템의 가장 큰 단점은 네트워크를 통해 전송할 수 없는 점이었다. 그러나 최근 이 단점을 보완한 시스템이 개발되었다. 바로 광파일 원격 검색시스템의 등장이다.

광파일 시스템에 저장된 정보를 시스템이 설치된 장소에 가지 않고 정보내용을 검색하거나 출력할 수 있는 시스템으로 광파일 시스템에 유닉스서버를 연결,근거리정보통신망(LAN)이나 일반공중전화망(PSTN)을 통해 개인용컴퓨터로 정보를 찾아 뽑아낸다.<최창선 한국통신기술 시설관리부장>